In een tijdperk waarin digitalisering steeds meer de norm wordt, heeft de stad Brugge een significante stap gezet richting de toekomst van archiefbeheer. Schepen van Cultuur Nico Blontrock licht toe hoe de digitalisering van archiefdocumenten en de succesvolle implementatie van een virtuele leeszaal, www.archiefbankbrugge.be, de dynamiek rond het bezoek aan de fysieke leeszaal van het Stads- & OCMW-archief hebben veranderd. Dit artikel onderzoekt de impact van deze digitale transformatie op de dienstverlening en hoe Brugge zich positioneert binnen het Vlaamse archieflandschap.
De Digitale Verschuiving
Met jaarlijks circa 30.000 bezoeken aan de virtuele leeszaal van het Brugse Stadsarchief en een daling van het aantal fysieke bezoeken van 2.575 in 2019 naar slechts 951 in 2022, illustreert Blontrock de verschuiving naar een meer digitale interactie met het archief. Deze trend heeft geleid tot een herziening van de openingsuren van de leeszaal, die vanaf 1 maart niet meer toegankelijk zal zijn op vrijdagvoormiddag.
Nieuwe Openingsuren en Dienstverlening
De nieuwe openingsuren zijn zorgvuldig aangepast om te voldoen aan de veranderende behoeften van de gebruikers. Met openingstijden van maandag tot donderdag, variërend van 9.00 tot 17.30 uur, blijft het archief toegankelijk voor onderzoekers en geïnteresseerden. Bovendien blijft de telefonische en digitale dienstverlening verzekerd op momenten dat de leeszaal gesloten is, waardoor de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft.
Vergelijking met Andere Vlaamse Steden
Interessant is dat, ondanks de wijzigingen, het Stadsarchief van Brugge nog steeds behoort tot de archieven met de meeste openingstijden in Vlaanderen. Enkel het Archief Gent, dat vier dagen per week open is, heeft ruimere openingstijden. Echter, Gent mist nog een virtuele leeszaal, een voorziening waar Brugge trots op kan zijn.
Zomerregeling en Digitale Innovaties
Tijdens de zomermaanden past het archief zijn uren opnieuw aan, met een speciale regeling die reflecteert op het gebruikspatroon van de bezoekers. Daarnaast heeft de introductie van een ‘scanning on demand’-service en de afhandeling van bepaalde verzoeken via e-mail de toegankelijkheid en efficiëntie van het archief significant verbeterd.
De strategische beslissing van Brugge om de openingsuren van het Stads- & OCMW-archief aan te passen en tegelijkertijd de digitale dienstverlening te versterken, benadrukt de rol van digitalisering in de moderne archiefwereld. Het illustreert een toekomstgerichte benadering die niet alleen de efficiëntie verhoogt maar ook de toegankelijkheid van historische documenten voor een breder publiek garandeert. Dit initiatief van Schepen Blontrock en zijn team weerspiegelt een diepgaand begrip van de behoeften van de gemeenschap en de mogelijkheden die de digitale wereld biedt voor de bewaring en ontsluiting van cultureel erfgoed.
