Lees eerst deze handleiding en sta morgen al op de voorpagina!
Iedereen kan een persbericht versturen. Je gaat naar de site met de adressen van journalisten en stuurt een mail of brief naar de gehele lijst. De kans dat er echter iets met je nieuws gedaan wordt is klein. Dat komt doordat je waarschijnlijk één of meerdere blunders hebt begaan.
Schaam je niet, velen zijn je voorgegaan. Redacties ontvangen nog dagelijks persberichten
waarbij onderstaande blunders en fouten zijn gemaakt. Wij van Kneistikrant, SeaFun en KMOINFO helpen je graag op weg met de onderstaande info. Op die manier sta je de komende weken wel overal in de media! Lees ons advies dus even rustig door!
Een bericht met non-nieuws
Te vaak ontvangen redacties persberichten met daarin nieuws wat geen nieuws is. Winkel X heeft eindelijk product Y in de schappen liggen. Een product dat al jarenlang bij tien andere winkels verkrijgbaar is.
Tip: Bedenk voordat je een persbericht wilt maken of het om nieuws gaat dat je regelmatig in media tegenkomt. Zie je wel eens een soortgelijk bericht tegenkomen? Dan heeft het zin om het persbericht te versturen naar dat medium, in alle andere gevallen wekt het enkel ergernis bij journalisten.
De verkeerde media benaderen
Er zijn bedrijven waar je tegen betaling een grote adressenlijst kunt ontvangen. Handig, want zo bereik je in één keer een hele grote groep journalisten. Maar zitten die wel allemaal te wachten op jouw bericht? Toch kiezen nog veel bedrijven en communicatiebureaus voor deze werkwijze. Zonde van het geld en de tijd die je erin stopt. Want het vijftigjarig bestaan van een lokale winkelier is heel interessant voor de lokale krant en het huis-aan-huisblad, maar denk je werkelijk dat de redactie van MT dit nieuws ook oppakt?
Tip: Wees selectief in het versturen van je persbericht, hoe beter jij aantoont dat jouw persbericht een plek verdient in dit medium, hoe groter de kans op plaatsing. Exclusiviteit wordt sowieso door veel journalisten gewaardeerd.
Geen of een onduidelijke reden voor het persbericht
Er komen berichten binnen op de redactie waarvan we pas na vijf keer lezen ontdekken dat er daadwerkelijk nieuws in zit. Het persbericht zit zo volgestampt met commerciële praat en vakjargon dat er voor de gemiddelde journalist geen touw aan vast te knopen is. Dat is niet erg wanneer het een heel technisch verhaal betreft voor een vaktijdschrift. Maar een persbericht dat gaat over een activiteit zonder feiten en slecht geschreven zou voor iedere journalist in één oogopslag duidelijk moeten zijn. Het tegendeel is echter het geval. Slechts een oplettende journalist pakt het nieuws vervolgens op, de rest heeft het bericht al veel eerder gedeletet. Stel jezelf steeds de vraag zou ik mijn artikel zelf lezen in de krant of media? Stuur ook steeds een originele foto mee. Net iets wat je kon vinden op het internet. Zonder foto komt je bericht ook niet in de krant.
Tip: Journalisten maken een eerste selectie door berichten te scannen. Schrijf het persbericht zodanig dat het belangrijkste nieuws helemaal bovenaan staat. Pas onderaan het bericht geef je een korte beschrijving van jouw organisatie. Let er ook op dat de onderwerpregel niet te cryptisch is.
Slechte introductie in de mail
Verreweg de meeste persberichten worden per mail verzonden. Dat is prima, maar de etiquette is soms ver te zoeken. Een greep uit de mails die wij ontvangen: ‘Hierbij ontvangt u ons persbericht’, ‘ons kwartaalbericht’, ‘graag per ommegaande publiceren in uw medium’ tot aan hele lege mails. In alle gevallen gaat de verzender er vanuit dat de journalisten de meegestuurde bijlage wel openen. Maar kun jij uit bovenstaande zinnen opmaken waar de bijlage over gaat? De journalist ook niet. En er zijn maar weinig journalisten zo nieuwsgierig dat ze de tientallen bijlagen van relatief onbekende afzenders openen die ze dagelijks ontvangen.
Tip: Zet het gehele persbericht altijd als platte tekst in de mail, niets geen gedoe met bijlagen die verplicht geopend moeten worden. Wanneer je onderaan het bericht een korte noot voor de redactie plaatst, hoef je verder echt geen begeleidende tekst in de mail te zetten. Het bericht wijst zich als het goed is vanzelf.
Grote bijlagen toevoegen
Vrijwel alle persberichten worden begeleid met bijlagen. Dat is op zich geen blunder, zolang je in de mail zelf ook het persbericht plaatst. Wat echter wel zeer storend is, zijn de mails met bijlagen van 5 MB en meer. Denk je echt dat een redacteur ongevraagd zit te wachten op zulke grote bestanden? Schijnbaar zijn er genoeg mensen die dat denken. Helaas voor hen worden deze mails snel (ongelezen) verwijderd om weer ruimte te maken in de mailbox. En dan gaan we er al vanuit dat de journalist deze grote mail heeft ontvangen, want veel kranten en mediabedrijven hebben een begrenzer op de mail zitten waardoor grote mailbestanden geweigerd worden.
Tip: Bekijk of het echt nodig is om een bijlage mee te sturen. Zorg ervoor dat de bijlage nooit boven de 1MB uitkomt. Heb je bijvoorbeeld veel foto’s die de media mogen gebruiken? Verwijs ze dan naar een webpagina waar ze de foto’s kunnen downloaden of vermeld dat ze foto’s kunnen aanvragen.
Onbereikbaar zijn
Een blunder van jewelste is om onbereikbaar te zijn nadat je een persbericht de deur uit hebt gedaan. Gelukkig, de media is geïnteresseerd en wil jouw nieuws oppakken. Maar wanneer de journalist belt voor wat extra informatie krijgt hij te horen dat degene die erover gaat de komende dagen nauwelijks tot niet bereikbaar is. Dat overkomt journalisten dagelijks. Terwijl ze toch echt naar de contactpersoon bellen die onderaan het persbericht vermeld staat. Jammer, want in de meeste gevallen is het persbericht te mager om een artikel van te maken. Dus of ze vragen jouw concurrenten om een reactie of ze gaan achter een ander bericht aan.
Tip: Plan goed wanneer je een persbericht de deur uitdoet. Zorg dat je voor ten minste de twee daaropvolgende dagen continu bereikbaar bent, liefst van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat. Heb je toch een afspraak, geef dan aan je collega’s duidelijk door wanneer en hoe je waar bereikbaar bent voor geïnteresseerden.
Een mail intrekken
Tot slot nog een kleine blunder bij het versturen van persberichten die we je niet willen onthouden. En ja, ook bij de MT MediaGroep komen we ze geregeld tegen. Het intrekken van een persbericht of persuitnodiging. Nooit doen! Je kunt een verstuurde mail namelijk alleen intrekken onder strikte voorwaarden. Bijvoorbeeld als zowel verzender als ontvanger Microsoft Exchange hebben. Helaas weet je niet welke e-mailclient de ontvangende partij gebruikt. Door het bericht in te trekken, wordt de nieuwsgierigheid van de journalist alleen nog maar meer gewekt. Stuur daarom liever een opvolgend mailtje waarin je de correcte versie meestuurt of vraagt het eerdere bericht als niet verzonden te beschouwen.