De digitalisering van bouwvergunningen uit de periode 2010-2017 markeert een significante stap voorwaarts in de gemeentelijke dienstverlening. Voorheen waren vergunningen ouder dan 2018 niet digitaal beschikbaar, wat leidde tot inefficiëntie en trage dienstverlening. Het college van burgemeester en schepenen, onder leiding van schepen van Ruimtelijke Ordening Franky Demon, heeft besloten dit proces te moderniseren door te investeren in de digitalisering van deze documenten.
Sinds 2018 zijn bouwvergunningen digitaal beschikbaar door de invoering van de digitale omgevingsvergunning. Echter, documenten van vóór dit jaar bleven ongedigitaliseerd. Deze stap omvat de digitalisering van stedenbouwkundige vergunningen van 2010 tot 2017, een periode die tot de meest opgevraagde dossiers behoort.
Volgens schepen Demon betekent dit een enorme digitaliseringsslag: ongeveer 300 lopende meter archief, ofwel 2.500 archiefdozen, zullen worden omgezet. Dit proces omvat het scannen van plannen en vergunningen in aparte documenten, terwijl de rest van het dossier als één doorzoekbare PDF wordt verwerkt.
De voordelen van deze digitalisering zijn veelzijdig. Burgers en architecten kunnen sneller toegang krijgen tot bouwvergunningen van voor 2018. De noodzaak om een afspraak te maken voor het inzien van dossiers wordt hiermee geëlimineerd. Voor ambtenaren betekent dit een vereenvoudiging van de dienstverlening en een snellere verwerking van nieuwe vergunningaanvragen, aangezien alle informatie digitaal en direct toegankelijk is.
Daarnaast wordt het risico van fysieke schade aan documenten, zoals door wateroverlast of brand, aanzienlijk verminderd. iGuana NV, het bedrijf verantwoordelijk voor het inscannen, startte in september 2023 met dit project. De stad heeft een budget van 300.000 euro gereserveerd voor de digitalisering. Als alles volgens planning verloopt, zullen de bouwvergunningen van 2010-2017 tegen eind 2024 volledig gedigitaliseerd zijn.
Deze ontwikkeling past binnen een bredere trend van digitalisering en telewerk, en zorgt voor een betrouwbare back-up van cruciale stadsplanningsdocumenten. Het project belooft een efficiëntere en vlottere afhandeling van zaken, wat ten goede komt aan zowel ambtenaren als burgers.
